B2B 이벤트 회사와 솔루션 회사에서 웨비나를 하며 얻은 노하우를 공유해요. 추가로 웨비나 기획 시 항상 사용하는 업무 분담표 파일(WBS)도 공유합니다.
코로나 때 웨비나가 유행했지만, 오프라인 행사 대비 웨비나가 기획도 간소하고, 비용도 아낄 수 있어 코로나가 끝난 지금도 많은 회사가 웨비나를 기획하고 있죠. 저는 웨비나, 전시회, 컨퍼런스 같은 B2B 행사 주최사를 거쳐 현재는 B2B SaaS(Software As a Service) 회사에서 마케팅을 하고 있어요. 다수의 웨비나를 기획해 봤죠. 행사 전/중/후에 걸친 기획 방법과 직접 경험하며 얻은 저만의 꿀팁을 이야기 할게요. 본 글이 웨비나를 준비하시는 분에게 도움이 되었으면 해요. 꼼꼼한 기획에 꼭 필요한 WBS(Work Breakdown Structure, 업무 분담표) 포맷도 함께 공유하니, 마지막까지 글에 집중해 주세요!
1단계: 웨비나의 목적을 명확하게 하고, 알맞은 주제 선정하기
웨비나의 목적을 명확하게 하고, 알맞은 주제를 선정했다면 반은 성공했습니다. 축하해요! 웨비나의 목적을 명확하게 하는 것이 기획의 시작인데요. 목적에 따라 추후 밟아갈 단계의 중요도가 달라지고, 웨비나의 형태와 청중 그리고 주제까지 달라지기 때문이죠. 웨비나의 목적은 크게 "내부 인원 교육(회사 구성원), 외부 인원 교육(파트너사, 고객사), 수익화, 홍보"로 분류할 수 있어요. 물론 복수의 목적을 가질 수도 있죠. 목적에 따라 웨비나의 형태나 청중은 일반적으로 아래와 같이 분류할 수 있어요.
| 내부 인원 교육 | 외부 인원 교육 | 수익화 | 서비스 홍보 | |
| 형태 | 무료, 폐쇄적 | 무료, 폐쇄적 | 유료, 폐쇄적 | 무료, 개방적 |
| 청중 | 내부 인원 | 외부 인원 | 외부 인원 | 외부 인원 |
<목적에 따른 웨비나의 형태와 청중>
주제는 목적과 청중의 니즈에 맞춰 선정해야 해요. 전달하고 싶은 내용 위주로 웨비나 주제를 선정하는 것은 웨비나 기획자가 흔히 하는 실수죠. 이런 경우, 모객부터 웨비나 체류 시간, 만족도, 그리고 재참석률까지 웨비나 성과에 부정적 영향을 주기에 조심해주세요. 청중이 알고 싶어 하는 주제에 전달하고자 하는 내용을 녹이는 것이 중요해요. 일례로, 저희 회사에서 웨비나 주제를 선정할 때 영업 담당자가 많이 받는 문의와 전년도 참석자의 의견을 반영해요. 그 결과 매년하는 저희 웨비나의 재참가율은 90%가 넘죠.
2단계: WBS(Work Breakdown Sheet, 업무 분담표) 만들기
WBS는 프로젝트 완료를 위해 어떤 업무를 해야하고, 각 업무의 기한은 언제까지인지, 그리고 담당자가 누구인지를 정리한 문서예요. 웨비나 기획에는 다양한 부서가 참여하고, 업무도 다양하기 때문에 WBS를 항상 작성해야해요. 그래야 누락 없이 업무를 처리할 수 있죠. 아래 그림 1은 제가 사용하는 WBS 샘플인데요. 업무를 대/중/소로 분류하고, 각 업무의 담당자, 현재 상태, 그리고 진행 스케줄 정도를 써놔요. 본 글의 마지막에 해당 WBS 포맷을 첨부하니 필요하신 분은 자유롭게 사용하시고, 담당 프로젝트를 성공으로 이끌어주세요! 그리고 댓글에 다운로드하여 간다는 말씀 정도 써주시면 정말 감사드리겠습니다~
3단계: 웨비나를 홍보하고 리마인더(Reminder) 메일을 보내기
최소 3주 전부터는 문자, SNS, 웹사이트 등 다양한 채널을 활용해 웨비나를 홍보하세요. 가장 효과적인 모객 방법은 영업담당자가 고객사나 파트너사를 직접 초청하는 방법이죠. 하지만 이건 마케터가 컨트롤할 수 없잖아요. 마케터가 컨트롤할 수 있는 채널 중에서는 보유 DB 대상의 eDM 발송이 가장 효과적이라고 자신 있게 말씀드릴게요. DB 속 타겟은 웨비나 주최사를 이미 인지하고 있고, 주최사에 관심이 있을 확률이 높기 때문이죠. 등록 완료 고객에게도 2회 이상(웨비나 3일 전, 웨비나 당일) 리마인더 메일을 보내세요. 리마인더 메일에는 다음의 콘텐츠를 포함해주세요!
- 웨비나 일시
- 접속 링크
- 웨비나 콘텐츠 및 연사
4단계: 동영상 스트리밍 솔루션과 촬영 장비를 준비하기
기존 오프라인 세미나에는 존재하지 않는 단계이기 때문에, 생소하게 느껴질 텐데요. 특히나 동영상에 대한 이해도가 높지 않다면 더욱 어려울 거예요. 처음에 저도 이 부분이 가장 어려웠답니다. 웨비나는 영상을 실시간으로 촬영하여 송출하기 때문에 촬영 장비와 동영상 스트리밍 솔루션이 반드시 필요해요. 우선 일반적으로 다음의 장비가 필요해요.
- 무선 마이크 : 음성 입력 용도(이어폰, 노트북 내장 마이크로 대체 가능)
- 삼각대와 카메라 : 영상 입력 용도(카메라는 노트북 웹캠으로 대체 가능)
- 2대 이상의 노트북 : 동영상 송출 용도(1대), 모니터링/실시간 소통/운영 용도(1대)
- HDMI 케이블 : 카메라와 동영상 송출용 컴퓨터 연결 용도
웨비나를 실시간 송출할 라이브 스트리밍 솔루션도 준비해야 하는데요. "이벤터스"라는 전문 웨비나 서비스를 추천해요. 채팅, 영상 라이브 송출, 통계, 신청자 관리, 출석 체크, 녹화 등 웨비나에 필요한 다양한 기능을 한 번에 제공하기 때문이죠.
5단계: 실전 같은 리허설을 하기
웨비나 1~2일 전, 실전 같은 리허설을 꼭 해주세요! 부족한 부분을 파악하고 사전에 보완해야 하거든요. 직원 개개인은 R&R을 숙지해야 해요. 특히, 장비 조작자는 장비의 조작법을, 운영자는 동영상 서비스 조작법을 숙지해야 하죠. 또한, 발표자는 직접 발표해보고 콘텐츠부터 발표 태도까지 피드백 받아주세요.
6단계: 청중과 소통하기
일방적인 전달보다 소통이 더 오래 기억에 남겠죠? 그뿐만 아니라 소통으로 청중의 웨비나 체류시간을 연장시킬 수 있어요. 그래서 행사 중에 청중과 소통해 주세요. 어렵게 생각할 필요 없어요. 채팅을 통한 소통으로도 충분해요. 청중과 소통을 유도하는 방법으로는 다음의 방법이 있어요.
- Q&A 세션
- 경품 이벤트
- 내부인원이 청중으로 참여하여, 소통의 물꼬 트기 ex) 먼저 적극적으로 질문하기
7단계: 사후관리 하기
사후관리로 VoC(Voice of Customer) 수집과 Thank Letter 발송을 추천해요. 우선 VoC 수집은 웨비나의 내부 평가와 유사 웨비나 기획의 기반 자료가 됩니다. VoC는 웨비나 직후 수집해 주세요. 그래야 청중이 현장에서 느낀 그대로의 감정을 얻을 수 있거든요. 설문조사는 VoC 수집의 대표적인 방법이예요. 응답률을 높이기 위해, 설문 내용은 간단해야 하고, 경품 이벤트 등도 고려할 수 있어요. 다음 질문은 설문조사에 꼭 포함해 주세요!
- 웨비나 인지 경로
- 웨비나 참석 목적
- 재참석 의향
- 개선안
추가로, Thanks Letter로 웨비나 참석자에게 감사함을 표하는 걸 잊지 마세요! Thanks Letter에는 감사의 말씀 이외에도, 참석자에게 유익한 콘텐츠를 함께 제공해야 하는데요. 대표적으로 발표 자료, 다시 보기 링크, 할인 제공 등이 있어요.
8단계: 녹화본을 활용하기
웨비나를 100% 활용하기 위해 녹화본을 만드세요. 녹화본을 만들기 위해서, 녹화 기능이 있는 동영상 스트리밍 솔루션을 사용해야 하죠. 위에서 추천드린 이벤터스는 라이브 웨비나를 녹화본으로 만들어 준답니다. 녹화한 웨비나는 다음의 용도로 사용할 수 있어요.
- 콘텐츠 마케팅
- 차기 행사 홍보 영상
- 내부 직원 교육
지금까지 웨비나 기획 방법을 순서대로 소개했어요. 본 글이 실제 웨비나 기획 시 실무자가 가장 많이 참고하는 아티클이 된다면 너무 행복할 거 같네요.
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